Byfest/Festival

At planlægge en byfest eller festival kræver omfattende forberedelse og koordinering. Her er en omfattende huskeliste, der hjælper dig med at holde styr på detaljerne:

12-18 måneder før festen:

• Vælg en dato og tidspunkt for byfesten/festivalen.
• Skaf de nødvendige tilladelser og koordiner med lokale myndigheder.
• Opret en komité eller arbejdsgruppe for planlægning og gennemførelse af festen.
• Planlæg budgettet og identificer finansieringskilder.
• Vælg en placering og reserver festområdet.
• Vælg en tematisk retning eller begivenhedens formål.
• Kontakt potentielle leverandører, musikere og underholdningsgrupper.
• Begynd at opbygge en frivillig arbejdsstyrke og rekrutter lokale frivillige.

6-12 måneder før festen:

• Udarbejd en tidsplan og begivenhedsplan.
• Book musikere, entertainere, mad- og drikkevareleverandører.
• Skab en markedsføringsplan og begynd at annoncere begivenheden.
• Koordiner med lokale virksomheder og sponsorer.
• Opret en festivalhjemmeside og sociale mediekonti.
• Bestil eventuelt nødvendigt udstyr som telte, borde, stole og skraldespande.
• Skab en plan for trafik og parkering.

3-6 måneder før festen:

• Planlæg kunst- og håndværksboder eller udstillinger, hvis relevant.
• Udarbejd en sikkerhedsplan og ansæt sikkerhedspersonale om nødvendigt.
• Udarbejd en nødsituationstaske med førstehjælpsudstyr og kommunikationsværktøjer.
• Planlæg aktiviteter for børn og familier.
• Annoncer musikprogrammet og underholdningslinjen.

2-3 måneder før festen:

• Bekræft detaljer med alle leverandører og artister.
• Udskriv reklamematerialer som plakater og flyers.
• Opret og træn festivalpersonalet og frivillige.
• Planlæg mad- og drikkevaremenuen og bestil forsyninger.
• Afslut layoutet for festområdet, herunder placering af boder og scener.

1 måned før festen:

• Gennemfør en generalprøve af begivenhedsdagen.
• Bekræft nødsituationstjenester og førstehjælpsstationer.
• Tjek vejrprognosen og planlæg eventuelle nødvendige foranstaltninger.
• Forbered billetsystemer og salgsstande, hvis relevant.
• Bekræft parkerings- og trafikplaner.

Dagen for festen:

• Ankom tidligt til festområdet for at tilsikre, at alt er klar.
• Kommuniker løbende med festivalpersonalet og frivillige.
• Overvåg sikkerhed og nødsituationer.
• Nyd festen og vær til rådighed for at løse eventuelle problemer, der måtte opstå.



Husk, at denne liste er generel og kan tilpasses efter festens størrelse og formål. Det er også en god idé at have en nødplan klar i tilfælde af uventede situationer under festen. Samarbejd med lokale myndigheder, sikkerhedspersonale og sundhedsmyndigheder for at sikre en sikker og vellykket byfest eller festival.